שיטות לניהול משימות

1. תהליך העבודה

מטרה:
השגת שליטה על המשימות וההתחייבויות

1. איסוף
   "פריקת" כל המשימות אשר בראשנו אל תוך "סל" (וירטואלי או אלקטרוני), לפחות אחת לשבוע.
2. עיבוד – שתי אפשרויות פעולה:
   • אם המשימות יכולות להתבצע כעת (בפחות מ – 2 דקות)  –  בצע אותן!
   • אם לא:  העבר לביצוע של אחר, השאר לביצוע מאוחר יותר, תייק או זרוק.
3. ארגון
   מערכת רשימות מומלצת:
   • פרויקט = כל משימה שדורשת יותר מפעולה אחת להשלמתה. כל פעם תיקבע הפעולה הבאה לביצוע, עד להשלמת המשימה . (לדוגמא:  סקר שביעות רצון בקרב העובדים. הפעולה הנדרשת: משיכת רעיונות מהאינטרנט).
   • המתנה – כשמשימה הוטלה לביצוע של אדם אחר/ המתנה לתאריך.
   • יום אחד – דברים שצריכים להתבצע מתישהו אך לא מיד.
4. בקרה
   סקירה ומעקב אחר רשימות הפעולות והתזכורות.

2. מודל 6 המיקודים

מטרה:
הערכת מצב למטלות ולהתחייבויות.

פעולה נוכחית >>> פרויקט נוכחי >>> תחום אחריות >>> מטרות שנתיות >>> חזון ל5 שנים >>> מטרות לחיים

• מבצעים סקירה שבועית תוך התמקדות ברמות שונות.
• הפרספקטיבה שמתקבלת מסקירה זו צריכה להשפיע על קביעת סדר העדיפויות של המשימות וההתחייבויות שנאספו במהלך עיבוד תהליך העבודה.
• במהלך הסקירה השבועית, ממקמים את המשימות ברשימות המתאימות.
  לדוגמא – כל הדברים שיש לעשות בתחילת פרוייקט, או כל שיחות הטלפון שיש לבצע.

3. שיטת התכנון הטבעי

מטרה:
פירוק פרויקט למטלות קונקרטיות וספציפיות.

המודל כולל 5 שלבים:

4. מודל דיוויד אייזנהאואר

מטרה:
זיהוי דחוף/חשוב ומה עושים עם ההגדרות

כלי ממיין לרישום משימות לפי שני קריטריונים: דחיפות וחשיבות

• עליכם למקם את המשימות השונות בחלונות המתאימים.
• כך תוכלו לסדר לעצמכם את המשימות שצריך לבצע קודם, אל מול המשימות שניתן לבצע מאוחר יותר.
• כללים:
  1. מה שדחוף – אפילו אם לא חשוב – וניתן לבצע במיידי, מבצעים מיד – מיידי = כמה דק'.
  2. חשוב ודחוף – בסדר עדיפות ראשון
  3. חשוב ולא דחוף – להקצות זמן עם התחייבות חיצונית – להתחייב למישהו חיצוני על 'סיפוק הסחורה' ביעד קצוב.
  4. לא דחוף ולא חשוב – לנסות להיעזר בשליחים.

5. מודל הפרמידה ההפוכה- גיטי ויספלד

מטרה:
סדר פעילות זהה בפרק זמן שונה

כשאנחנו בונים משימה, אנחנו למעשה עולים בפירמידת השלבים.

לפי הסדר הבא – עלינו:

1. להכין = לארגן את החומרים
2. לפעול = לבצע
3. לסדר = אחרי הפעולה
4. לעקוב = לוודא סיום והגשמה

בעצם, אם נהפוך את הפירמידה,
ונקדיש יותר זמן ומחשבה להכנה –
תישאר לנו מעט עבודה בשלב הסיום והבקרה: